En la primera parte de este tema vimos las premisas de la selección, así como los sintomas de una selección incorrecta, en esta continuación del artículo mostraremos algunas recomendaciones en los escenarios más comunes que influyen directa e indirectamente en dicho proceso.
RECOMENDACIONES DE CÓMO NO SELECCIONAR UNA HERRAMIENTA DE BUSINESS INTELLIGENCE
A continuación mostramos algunas de las principales situaciones que influyen en el proceso de selección de una herramienta de Business Intelligence.
- Experiencias de usuarios con otras herramientas
Muchos usuarios cambian de empresa, no necesariamente del mismo giro de negocio o en el mismo puesto y es posible que se hayan familiarizado con alguna herramienta en su empresa anterior, esta es una condición normal de adaptabilidad que decidan o influyen en la decisión de optar por una herramienta que ya conocen.
Adicionalmente que se analicen varias herramientas para decidir por alguna, los usuarios tienden a perder objetividad en la decisión si ellos tienen preferencia o son expertos en alguna herramienta, en este caso la curva de aprendizaje y la adaptación sonlos principales factores de decisión.
Dependiendo el peso que tengan las personas en la decisión de elección o selección de la herramienta, es muy común que desde antes de iniciar el proceso de análisis y comparación de herramientas la decisión este tomada u orientada a cierta herramienta/plataforma, lo cual hace poco objetivo dicho análisis.
- Cuadrante mágico de GARTNER
El cuadrante mágico de GARTNER es un importante estudio de las principales plataformas de Business Intelligence del mercado mundial. Este es desarrollado por importantes analistas que interpretan la presencia en el mercado de las principales compañías de software de BI así como sus estrategias de negocio. De hace años a la actualidad muchas empresas han sido influenciadas en su decisión de compra por el cuadrante mágico de GARTNER.
La pregunta obligada es ¿Por qué no apoyarse en el cuadrante mágico de GARTNER para decidir por una herramienta de BI?, para esto es necesario considerar lo siguiente:
1. El cuadrante de GARTNER no es una recomendación de compra.
2. No está seccionado por giro o área de negocio.
3. Los estudios de GARTNER son ambiguos en resaltar importantes diferencias entre los evaluados.
4. Solo se incluyen las principales marcas a nivel mundial dejando fuera inclusive a importantes herramientas Open Source.
- Vendedores de Marca
El mercado de Business Intelligence está principalmente clasificado por vendedores de marca, es decir, los proveedores regularmente venden una o varias marcas de herramientas de BI. Muchas veces dichos proveedores se enfocan más en promover las herramientas que cubrir las expectativas o necesidades del negocio, a lo cual puede que sucedan algunos de los siguientes escenarios:- Se ofrece una oferta inigualable por cierta herramienta, donde muchas empresas caen en la tentación de hacer la cuestión económica es el factor de selección. Este caso puede hacer que creamos que estamos haciendo un excelente negocio por comprar una herramienta a precios muy bajos en comparación a la competencia, inclusive algunos proveedores regalan su herramienta como estrategia comercial. El caso es que muchas veces podemos terminar pagando cantidades importantes de dinero en la consultoría y desarrollo de la solución completa en ciertas herramientas que no se adaptan fácilmente a todo tipo de requerimientos o giros de negocio, además puede ser que el servicio de consultoría de dicha herramienta solo sea limitado para cierta cantidad de proveedores que suelen basar sus tarifas de servicio en la oferta y demanda.
- Otro escenario es que a los vendedores de marca pierden objetividad al momento de analizar requerimientos, donde para todo buscan adaptar la herramienta que promueven, que aunque sea factible dicha alternativa, no necesariamente es la mejor opción, ya que es posible por la cantidad de opciones en el mercado de BI que podamos encontrar una herramienta más fácilmente adaptable a nuestros requerimientos.
- Herramientas con características fuera de lo común.
Existen herramientas donde su principal estrategia de venta es una funcionalidad fuera de lo común, donde en una demo puede quedar el usuario maravillado con cierta característica o funcionalidad que no ha visto en ninguna otra herramienta, dicha característica puede ser una presentación visual de la información muy llamativa y fuera de lo común y/o funcionalidad de análisis pre-configurado prácticamente de un solo click. Esta opción puede llamar la atención de los usuarios más difíciles ya que se presentan escenarios donde se dan respuesta a preguntas del negocio en un solo click. Lamentablemente dicha funcionalidad es posible que no cumple la mayoría de nuestros requerimientos de análisis de información a nivel general, por lo cual es común que en estos escenarios se paguen importantes sumas de dinero por funcionalidad que nadie o solo unos cuantos usan.
- Compatibilidad Tecnológica Vs. Requerimientos de negocio.
Otro escenario es seleccionar una herramienta en base a un requerimiento de tecnología en lugar de un requerimiento de negocio, este caso es común donde se selecciona la herramienta en base a la compatibilidad con la plataforma tecnológica sin importar cubrir al 100% los requerimientos de información de negocio.
- Requerimientos de Negocio Vs. Diseño y formato
Ciertos usuarios pierden la visión global de la selección de una herramienta de BI y marcan su preferencia por la herramienta que cubre visualmente sus necesidades de cierto reporte/análisis, es decir, la herramienta que da un formato mejor de un reporte o que tenga exactamente la gráfica con todas las características visuales de cierto reporte importante aunque las demás herramientas tengan la gráfica o cubran el formato en un esquema similar o alternativo.
- Costo de Licenciamiento y Costo de Servicios
Ciertas empresas en su estrategia de abrir mercado tienden a competir con esquemas muy agresivos de venta, uno de estos casos es prácticamente regalar el licenciamiento a costa de ganar los servicios de consultoría, este escenario puede crear una competencia dispareja entre las herramientas y consultorías que compiten y es común que dichas herramientas sean las seleccionadas, lamentablemente no necesariamente implica que sean casos de implementaciones exitosas.
- Recomendaciones de otro giro de negocio
A nivel directivo o gerencial es común que ciertos colegas que laboran en otras empresas recomienden su herramienta seleccionada en dicha empresa, el caso es que los requerimientos en ciertas empresas y/o giro de negocio suelen ser diferentes entre empresas además del presupuesto, tecnología o requerimientos de análisis.
- Herramientas integradas y/o heredadas
Actualmente los ERP’s tienden a integrar en su suite alguna herramienta de BI compatible tecnológicamente y con análisis y reportes predefinidos, además de que en algunos casos es un licenciamiento obligado en la compra del ERP, en estos casos no necesariamente dicha herramienta puede cubrir las expectativas funcionales de los usuarios analistas, pero el costo pagado obligatoriamente en el licenciamiento global suele dar la pauta en optar por dicha herramienta heredada.
CONCLUSIÓN
Comúnmente el proceso de selección de una herramienta de BI es seriamente afectado por factores directos e indirectos que influyen en dicha selección, para lo cual es importante tener claro el objetivo de la herramienta como parte de la solución integral de BI.
No existen herramientas mejores y peores, sino que hay herramientas para cada requerimiento donde el costo, tecnología, funcionalidad, integración y un sin fin de características más influyen importantemente en la selección, para lo cual es importante no perder objetividad en la comparación de las mismas.
